PERSONVERNERKLÆRING FOR ADVOKAT ROY BERNTSEN

Sist endret: 23.03.2020

Denne personvernerklæringen gjelder for Advokatfirma Roy Berntsen. Jeg er behandlingsansvarlig for behandlingen av personopplysninger som er beskrevet i denne personvernerklæringen. Du finner kontaktinformasjonen min nedenfor.
1 Hvem jeg behandler personopplysninger om
Denne personvernerklæringen retter seg mot min behandling av personopplysninger om følgende personer:

• Privatkunder
• Klienter i straffesaker
• Kontaktpersoner hos virksomhetsklienter
• Kontaktpersoner hos mine leverandører og samarbeidspartnere
• Personer som er involvert i saker jeg bistår i
• Andre personer som er omtalt i saksdokumenter jeg får tilgang til
• Besøkende på min nettside
2 Formål, typer personopplysninger og rettslig grunnlag
Nedenfor har jeg gitt en oversikt over hvilke formål jeg behandler personopplysninger for, hvilke typer personopplysninger jeg behandler og det rettslige grunnlaget for behandlingen.
Etablering av klientforhold: Når jeg kontaktes av en klient med forespørsel om jeg kan ta et oppdrag, foretar jeg en uavhengighetssjekk internt (konfliktavklaring) før jeg eventuelt sier ja til oppdraget. Uavhengighetssjekken tjener et legitimt formål og har grunnlag i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining). Konfliktsjekk av privatkunder omfatter som regel fullt navn og hva saken gjelder. Generelt sett vil ikke konfliktsjekk på vegne av virksomhetskunder innebære behandling av personopplysninger.

I tilknytning til etableringen av et klientforhold vil jeg foreta en kundekontroll i samsvar med reglene i hvitvaskingsloven. Kundekontrollen er nødvendig for å oppfylle mine rettslige forpliktelser etter hvitvaskingsloven, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav c.

Dersom jeg kan ta oppdraget, registreres kontaktinformasjon i form av navn, personnummer, adresse, telefonnummer, e-postadresse, eventuell samboer/ektefelle, eventuelle barn, årlig bruttoinntekt, navn på motpart. Registreringen av kontaktopplysninger er for privatkunder nødvendig for å kunne inngå avtale med vedkommende, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b. For virkssomhetskunder bygger registreringen av kontaktopplysninger på en interesseavveining, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f.

Sakshåndtering: Enkelte advokatoppdrag innebærer at jeg får tilgang til personopplysninger om parter eller andre enkeltpersoner som berøres av en sak. Slike opplysninger kan fremkomme av dokumenter klienten oversender eller annen korrespondanse i saken. Behandlingen av personopplysninger i forbindelse med oppdrag for virksomhetskunder er forankret i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining). I noen saker får jeg også tilgang til sensitive personopplysninger, f.eks. helseopplysninger eller straffedommer og lovovertredelser. I slike tilfeller har behandlingen av opplysningene hjemmel i GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav f (behandlingen er nødvendig for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare et rettskrav), jf. personopplysningsloven (ny 2018) § 11.

Kunnskapsforvaltning: Enkelte dokumenter, som brev, avtaler eller rettsavgjørelser, vil jeg oppbevare i anonymisert utgave, for å kunne benytte som mal/kunnskapsbase i senere saker av tilsvarende art. Behandlingsgrunnlaget er min interesse i å nyttiggjøre utarbeidet kunnskap i videre rådgivning, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining).

Klientadministrasjon. Det opprettes egne saksmapper for oppdrag som utføres på vegne av klienten. Tid og kostnader som er påløpt på en sak registreres i mitt regnskapssystem. For virksomhetskunder er det jeg gjør i forbindelse med klientadministrasjon hjemlet i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining), mens det for privatkunder anses som en nødvendig del av det å oppfylle avtalen med vedkommende, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b.

Lagring og oppbevaring av saksdokumenter: Jeg oppbevarer saksdokumenter i 10 år etter at oppdraget er avsluttet. Lagring i det angitte tidsrommet er vurdert som nødvendig av hensyn både til klienten og for min egen del, siden det i ettertid kan komme opp spørsmål eller en tvist hvor den informasjonen som er lagret på en sak igjen kan bli aktuell. Det rettslige grunnlaget for behandling av personopplysninger er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining) og GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav f (fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav), jf. personopplysningsloven (ny 2018) § 11.

Fakturering: Kontaktopplysninger som er mottatt fra virksomhetskunder benyttes for å merke faktura som sendes til virksomheten dersom klienten ber om dette. For privatkunder, benyttes personens private adresse for utsendelse av faktura. Behandlingsgrunnlaget er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining) for virksomhetskunder og GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b (nødvendige for å oppfylle avtalen med den registrerte) for privatkunder.

IT-drift og sikkerhet: Personopplysninger som er lagret i mine IT-systemer vil kunne være tilgjengelige for meg eller for mine leverandører i forbindelse med oppdateringer av systemer, implementering eller oppfølging av sikkerhetstiltak, feilretting eller annet vedlikehold. Behandlingsgrunnlaget er GDPR artikkel 6 nr. 1 f (interesseavveining, jf. min legitime interesse knyttet til nevnte aktiviteter) og min rettslige forpliktelse til å ha tilfredsstillende informasjonssikkerhet, jf. GDPR artiklene 32 og 6 nr. 1 bokstav c.

3 Hvem jeg deler personopplysninger med

I forbindelse med behandlingen av en sak, vil jeg kunne dele personopplysninger med motpart, motpartens advokat, domstolen, sakkyndige oppnevnt av domstolen.

Min regnskapsfører og revisor vil kunne ha tilgang til personopplysninger,

Mine leverandører av IT-tjenester vil kunne ha tilgang til personopplysninger dersom personopplysninger er lagret hos leverandøren eller på annen måte er tilgjengelig for leverandøren i henhold til kontrakten med oss. Leverandørene opptrer i henhold til databehandleravtale og under min instruks. Leverandøren kan bare benytte personopplysningene for de formålene vi har bestemt og som er beskrevet i denne personvernerklæringen.
Advokater er underlagt en straffesanksjonert taushetsplikt som følger av straffeloven § 111. Alle opplysninger som blir betrodd meg i forbindelse med et oppdrag blir håndtert konfidensielt.

Jeg utleverer ikke personopplysninger i andre tilfeller eller på andre måter enn dem som er beskrevet i denne personvernerklæringen med mindre klienten eksplisitt oppfordrer til eller samtykker til dette eller utleveringen er lovpålagt.
4 Lagring av personopplysninger

Jeg lagrer saksdokumenter i 10år.

Regnskapslovgivning pålegger meg ellers å lagre bestemte regnskapsdokumenter i et nærmere angitt tidsrom. Når et bestemt formål tilsier lagring i et gitt tidsrom, sørger jeg for at personopplysningene utelukkende blir benyttet for det aktuelle formålet i dette tidsrommet.
5 Dine rettigheter
Du har rettigheter i personopplysninger som omhandler deg. Hvilke rettigheter du har, avhenger av omstendighetene.

Be om innsyn: Du har rett til innsyn i hvilke personopplysninger jeg har registrert om deg, så langt ikke taushetsplikten er til hinder for dette. For å sikre at personopplysninger utleveres til rett person, kan jeg stille krav om at begjæring om innsyn skjer skriftlig eller at identitet verifiseres på annen måte.

Be om retting eller sletting: Du kan be oss om å rette feilaktige opplysninger jeg har om deg eller be meg om å slette personopplysninger. Jeg vil så langt som mulig imøtekomme en forespørsel om å slette personopplysninger, men jeg kan ikke gjøre dette dersom det er tungtveiende grunner for ikke å slette, for eksempel at jeg må lagre opplysningene av dokumentasjonshensyn.

Dataportabilitet: I noen tilfeller vil du kunne ha adgang til å få utlevert personopplysninger du har oppgitt til meg for å få disse overført i et maskinlesbart format til et annet advokatfirma. Dersom det er teknisk mulig vil det i enkelte tilfeller være adgang til å få disse overført direkte til det andre firmaet.

Klage til tilsynsmyndigheten: Dersom du er uenig i måten jeg behandler dine personopplysninger på, kan du sende inn en klage til Datatilsynet.
6 Sikkerhet
Jeg har etablert prosedyrer for å håndtere personopplysninger på en sikker måte. Tiltakene er både av teknisk, og organisatorisk art. Jeg foretar jevnlige vurderinger av sikkerheten i alle sentrale systemer som benyttes for håndtering av personopplysninger, og det er inngått avtaler som pålegger leverandører av slike systemer å sørge for tilfredsstillende informasjonssikkerhet.

Tilgang til personopplysninger (og klient-/saksinformasjon) er begrenset til personell som har behov for tilgang for å utføre sine oppgaver.

7 Endringer i personvernerklæringen
Jeg vil kunne gjøre mindre endringer i denne personvernerklæringen. Du vil alltid finne siste versjon på min nettside. Ved vesentlige endringer vil jeg varsle om dette.
8 Kontakt meg
Dersom du har spørsmål eller kommentarer til min personvernerklæring eller du vil utøve dine rettigheter, kan du ta kontakt med meg: 

Advokat Roy Berntsen

Postadresse: Postboks 1428, 9506 Alta      E-post: roy@advokatroyberntsen.no  Telefon: 91 60 23 30

Internett: www.advokatroyberntsen.no